Etapa de la Preparación del
Presupuesto:
Primera Etapa. Preiniciación:
En esta
etapa se evalúan los resultados en vigencias anteriores, se analizan las
tendencias de los principales empleados para calificar la gestión gerencial
(ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad,
rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de
los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el
comportamiento del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista
objetividad al tomar decisiones.
Segunda Etapa. Elaboración del
Presupuesto:
Con base
en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se
ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en
términos presupuestales, precediéndose según las pautas siguientes:
En el
campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los
volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el
alcance de los objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes de los
medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia.
En el
frente productivo se programaron las cantidades a fabricar o ensamblar, según
los estimativos de venta y las políticas sobre inventarios.
Con base
en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de
inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras
en términos cuantitativos y monetarios.
Tercera Etapa. Ejecución:
En el
proceso administrativo la ejecución se relaciona con la "puesta en marcha
de los planes" y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos
trazados, con el comité de presupuestos como el principal impulsar, debido a
que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente
de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es
factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.
Cuarta Etapa. Control.
Si el
presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y
cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso
sería parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta
qué punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida.
Quinta Etapa. Evaluación:
Al culminar el período de presupuestación se prepara un informe crítico de
los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el
comportamiento de todas y cada una de las etapas iniciales y reconocer los
éxitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma
para vencer la resistencia al planeamiento materializado en presupuestos.
