MOTIVOS DEL FRACASO DE LA PRESUPUESTACIÓN.
La
gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus
actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos
de apoyo que le permiten medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para
el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los
recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o
indirectamente ayudan al plan de operaciones. La presupuestación puede fracasar
por diversas razones: A) Cuando solo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.
B) Cuando no está definida claramente la responsabilidad administrativa de cada área de la organización y sus responsables no comprenden su papel en el logro de metas.
C) Cuando no existe adecuada coordinación entre diversos niveles jerárquicos de la organización.
D) Cuando no hay un buen nivel de comunicación, y por tanto se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestarias.
E) Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.
F) Cuando se tiene la ilusión de control; es decir, que los directivos se confían de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.
G) Cuando no se tienen el objetivo de la presente investigación documental es presentar un resumen coordinado de los conceptos que constituyen la teoría de los presupuestos desde las perspectivas de diferentes autores. Principios conceptos, términos y temas que permitirán a quienes toma las decisiones en las empresas tener una base conceptual como guía.
H) Cuando no se siguen las políticas de la empresa u organización.
VENTAJAS Y LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO:
• Se escogen aquellas
decisiones que reporten mayores beneficios a la Empresa.
• Se aplican estos
estándares en la determinación de Presupuesto (materiales, de mano de obra y
costos indirectos de fabricación).
• Se pondera el valor de
estas actividades.
Quienes
emplean el Presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas obtendrán
mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de manejarlas sin
haber previsto el futuro, sus ventajas son notorias.
• Cada miembro de la
Empresa pensará en la consecución de metas específica mediante la ejecución
responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.
• La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus problemas y
crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente
antes de tomar decisiones.
EL PROCESO PRESUPUESTARIO EN LAS ORGANIZACIONES.
El
proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de
los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante
el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del
largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la
consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa.
• Definición y
transmisión de las directrices generales a los responsables de la preparación
de los presupuestos.
• Elaboración de planes,
programas y presupuestos.
•
Negociación de los
presupuestos.
•
Coordinación de los
presupuestos.
•
Aprobación de los
presupuestos.
• Seguimiento y actualización de los presupuestos.
CARACTERÍSTICAS DE LOS PRESUPUESTOS.
Las
características del presupuesto de pueden analizar desde
diferentes tipos de vista dependiendo de:a) SU FORMULACIÓN. Desde su formulación encontramos las siguientes características: Adaptabilidad a la entidad y planeación, coordinación y control de funciones.
1.- Adaptabilidad a la Entidad: El presupuesto debe de ser entablado buscando la función directa de acuerdo a las características de la empresa, por lo tanto deben ajustarse a sus necesidades para la organización que se están formulando.
2.- Planeación, coordinación, y control de funciones: Las compañías deben planear perfectamente todas sus actividades, para poder coordinar sus presupuestos y determinar el control de sus funciones, entonces es necesario realizarlos para lograr los objetivos financieros planteados.
b) DE PRESENTACIÓN. Es la manera en que se exhibe el presupuesto, es importante conocer la forma en que debe presentarse el presupuesto. Dentro de estas características encontramos.
1.- De acuerdo a las normas contables y económicas: Deben de contar con los requisitos mínimos de las normas contables y económicas como por ejemplo el periodo o el ciclo económico entre otros. Corresponde también la observación de la estructuración contable, para efectos de la comparación.
c) DE APLICACIÓN. Se elaboran dependiendo de su aplicación en la realidad, dentro de este se encuentra.
1.- Elasticidad y criterio: Que depende de la realidad del mercado, de la presión de las organizaciones de la competencia, lo que obliga a los dirigentes a efectuar cambios en sus planes, por lo tanto los presupuestos deben de ser aplicados con elasticidad y criterio.
USOS DEL PRESUPUESTO.
El
presupuesto es la planificación fundamentada de muchas estrategias por las
cuales constituye un instrumento importante como norma, utilizado como medio
administrativo de determinación adecuada de capital, costos e ingresos
necesarios en una organización, así como la debida utilización de los recursos
disponibles acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o
departamentos. Este instrumento también sirve de ayuda para la determinación de
metas que sean comparables a través del tiempo, coordinando así las actividades
de los departamentos a la consecución de estas, evitando costos innecesarios y
mala utilización de recursos. De igual manera permite a la administración
conocer el desenvolvimiento de la empresa, por medio de la comparación de los
hechos y cifras reales con los hechos y cifras presupuestadas y/o proyectadas
para poder tomar medidas que permitan corregir o mejorar la actuación de la
organización y ayudar en gran medida para la toma de decisiones.
Un
presupuesto para cualquier persona, empresa o gobierno, es un plan de acción de
gasto para un período futuro, generalmente de un año, a partir de los ingresos
disponibles. Un año calendario para un gobierno se le denomina "año
fiscal".
IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS
- Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.
- Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: empresas, agencias gubernamentales, grandes multinacionales y pequeñas empresas.
- Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en límites razonables.
- Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa.
- Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.
- Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de la empresa.
- Las lagunas, duplicaciones o sobre posiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento.
FUNCIONES DE LOS PRESUPUESTOS
Las siguientes 3 funciones son
las mas importantes cuando hablamos en términos generales:
- La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización.
- El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
- Los presupuestos podrán desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización.
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¿POR QUE ES NECESARIO UN PRESUPUESTO?
El presupuesto es una
herramienta administrativa esencial. Sin un presupuesto, la empresa es como un
barco sin timón.
- El presupuesto te indica cuánto dinero necesita la empresa para llevar a cabo sus actividades.
- El presupuesto te obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu planificación de actividades. Hay momentos en los que la realidad del proceso presupuestario te obliga a replantearte tus planes de acción.
- Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto te indica cuándo necesitarás ciertas cantidades de dinero para llevar a cabo tus actividades.
- El presupuesto te permite controlar tus ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de problemas.
- El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia financiera. Cuando todos pueden ver cuánto debería haberse gastado y recibido, pueden plantear preguntas bien fundadas sobre discrepancias.
- No puedes recaudar dinero de donantes a menos que tengas un presupuesto. Los donantes utilizan el presupuesto como base para decidir si lo que solicitas es razonable y está bien planificado.
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CONCEPTO
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INTRODUCCION
La forma en que se han organizado los diferentes temas permitirán
al lector ir de lo general a lo particular y dejar en claro toda la conceptuación de los presupuestos.
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